Astuce : Automatiser vos tâches en ligne avec des outils comme IFTTT ou Zapier

L’automatisation consiste à configurer des systèmes qui effectuent des tâches répétitives ou chronophages à votre place. Ces outils fonctionnent sur le principe de connecter des applications et des services pour qu’ils communiquent entre eux. Par exemple :

Recevoir une notification sur votre téléphone chaque fois que vous recevez un e-mail d’un client important.

Sauvegarder automatiquement vos photos Instagram dans votre compte Google Drive.

Comment fonctionnent IFTTT et Zapier ?

IFTTT (« If This Then That ») : Cet outil repose sur des équations simples : « Si ceci, alors cela ». Par exemple, sivous publiez une photo sur Instagram, alors elle est sauvegardée dans un dossier spécifique de votre Dropbox.

Zapier : Il va un peu plus loin en permettant d’automatiser des workflows complexes appelés « Zaps », qui peuvent inclure plusieurs étapes. Par exemple, à la réception d’un e-mail avec une pièce jointe, Zapier peut sauvegarder cette pièce dans Google Drive et envoyer une notification sur Slack.

Ces outils offrent donc une approche puissante pour connecter différents services et automatiser les tâches selon vos besoins.

Bien qu’IFTTT et Zapier aient des objectifs similaires, ils diffèrent dans leur fonctionnement et leur public cible.

En général, si vous cherchez des automatisations simples pour des applications de tous les jours, IFTTT est un excellent point de départ. Pour des automatisations complexes ou liées au travail, Zapier sera probablement plus approprié.

Voici quelques exemples concrets pour vous aider à comprendre comment IFTTT et Zapier peuvent être utilisés dans la vie quotidienne ou professionnelle.

1. Gestion des e-mails

Zapier : Configurez un Zap qui sauvegarde automatiquement les pièces jointes des e-mails marqués comme « importants » dans un dossier spécifique de Google Drive.

IFTTT : Recevez une notification push chaque fois qu’un e-mail d’un certain expéditeur arrive dans votre boîte.

2. Gestion des réseaux sociaux

IFTTT : Publiez automatiquement vos tweets sur votre page Facebook.

Zapier : Planifiez un workflow plus complexe : chaque fois que vous publiez sur Instagram, Zapier peut publier la photo sur Twitter, créer un post sur LinkedIn, et sauvegarder l’image dans Dropbox.

3. Suivi des tâches et projets

Zapier : Intégrez Trello et Google Calendar pour créer des événements dans votre agenda à partir des cartes Trello étiquetées comme « prioritaires ».

IFTTT : Créez une tâche dans votre application de gestion (comme Todoist) chaque fois que vous ajoutez un événement sur votre calendrier.

4. Organisation personnelle

IFTTT : Sauvegardez automatiquement les prévisions météo quotidiennes dans Google Calendar.

Zapier : Recevez un récapitulatif quotidien sur Slack des événements programmés dans votre calendrier pour la journée suivante.

5. Automatisation pour les entreprises

Zapier : Automatiser la gestion des clients avec CRM : lorsqu’un formulaire est rempli sur votre site Web (via Google Forms), Zapier peut créer automatiquement un nouveau contact dans HubSpot et envoyer un e-mail de bienvenue.

IFTTT : Ajouter des prospects à une liste de diffusion Mailchimp lorsqu’ils remplissent un formulaire.

Démarrer avec IFTTT

Créez un compte gratuit sur IFTTT.com.

Explorez les « applets » préconfigurées ou créez la vôtre.

Connectez vos services (Google, Facebook, Alexa, etc.) et autorisez les permissions.

Testez une automatisation simple, comme sauvegarder vos photos Instagram dans un dossier cloud.

Démarrer avec Zapier

Inscrivez-vous sur Zapier.com et choisissez le plan qui vous convient.

Connectez les applications que vous souhaitez utiliser (Trello, Slack, Gmail, etc.).

Configurez un « Zap » en choisissant un élément déclencheur (Trigger) et une ou plusieurs actions (Actions).

Testez votre Zap et ajustez-le au besoin.

1. Commencez petit : Testez avec une ou deux automatisations simples avant de vous lancer dans des workflows complexes.
2. Identifiez les tâches répétitives : Prenez le temps d’analyser quelles tâches vous prennent du temps et pourraient être automatisées.
3. Testez régulièrement vos workflows : Les services ou paramètres peuvent changer, assurez-vous que vos automatisations fonctionnent toujours.
4. Soyez attentif à la sécurité : Limitez les permissions accordées aux applications et revoyez-les régulièrement.

Les outils comme IFTTT et Zapier sont des alliés précieux pour ceux qui cherchent à rationaliser leur flux de travail et gagner en efficacité. Que ce soit pour automatiser des tâches personnelles ou professionnelles, ces plateformes offrent une solution adaptée à vos besoins.

Alors, pourquoi perdre du temps avec des tâches manuelles quand vous pouvez les automatiser ? Essayez ces outils aujourd’hui et découvrez le potentiel d’une vie connectée sans effort répétitif !